企業が見ているのは履歴書だけじゃない!職務経歴書の書き方

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これで完璧 職務経歴書の書き方

職務経歴書はあなた自身のプレゼンテーション資料

転職活動の際に必ず必要になる職務経歴書。 「履歴書も出すし、形式的に出すだけでいいか・・・」と考えるのはもったいないです。 転職活動で書類選考を通過するためにも、その後の面接を有利に進めるためにも、職務経歴書が与える効果を理解し、ポイントを押さえて書くことが大切です。

職務経歴書とは

職務経歴書の意義は、「これまでの仕事での経験と実績を知ってもらうこと」と「実際の職歴と対応させて効果的に自分をアピールすること」です。 履歴書にも志望理由と自己PRを書く欄はありますが、それぞれ書き分けをするべき。 履歴書は具体的な仕事内容を書くスペースがないため、自分の長所を主張しても説得力が弱く、自己アピールを押し付けている印象になってしまうことがあります。

履歴書には、応募先企業への関心や今まで自分がやってきたことなどをシンプルにまとめ、職務経歴書には職務内容や実績、実際のエピソードに結びつけた自己PRをするのが効果的です。 どの情報をどんな風に伝えるかを選定し、考察することでスマートな職務経歴書を作成しましょう。

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職務経歴書の書き方~事前準備~

職務経歴書作成前の準備

職務経歴書を書く前段階として、文章を構成する材料を集めましょう。 まずはPCでも手書きでも良いので、今まで勤めた会社すべての事業内容、従業員数、年商、所在地、設立年月日などの基本情報を書き出します。 それから自分が配属された部署の名称、部署が誰を対象にどんな仕事をしていたかという職務内容、自分が担当していた仕事内容、役職、部下の数、実績、入社・退社時期、退社理由といったように順を追って振り返ってみましょう。

次に、今までの過程で得たスキルや受賞暦、マネジメント経験、取得資格を書き出し、失敗談や成功談を時系列で思い出していきます。 はじめからアピールポイントを決めようとせず、まずは情報をすべて書き出して眺めてみることが大切。 そうすることで経験した仕事とエピソード(直面した問題点、努力した点、成し遂げたこと)の関係性が見えてきます。 これらを理解してから書類作成にあたると、説得力のある文章を組み立てられるほか、面接に進んだ際も言うべきことを整理しやすいというメリットがあります。 職務経歴書の作成では、応募先企業の求めている人物像にあわせて情報を取捨選択して、何をアピールするべきかという方向性を定めて書くことが採用への近道です。

職務経歴書の形式を選択

職務経歴書に書きたい内容が定まったら、形式を選択しましょう。 職務経歴書には、「編年体形式」と「キャリア形式」と「自由形式」の3パターンがあります。

  • 編年体形式
    古い情報から時系列に経歴を記載していきます。 複数の会社を経験している場合は、直近まで働いていた会社でのキャリアを最も詳細に書くことが重要です。 編年体形式は、時系列で書くことがルールのため、最初に就職した企業でのアピールポイントが薄い場合には向いていません。 一方、長年同じ企業に従事してきて時系列で成長が見て取れる場合には非常に向いている形式です。
  • キャリア形式
    経験した業務ごとに項目をまとめていく方式です。 たとえば「営業」「コンサルティング」といった見出しになります。 キャリア形式を選択すると、何かの業務に特化した実績がある場合には、効果的に自身のスキルをアピールできます。 時系列で要素をまとめるという決まりがないため、応募先が求めているスキルを予想して一番上に配置することも可能です。 ただし、先頭に略歴をつけてどの順番でどの仕事にあたったのかをわかりやすくしておくことがマナーです。
  • 自由形式
    編年体形式とキャリア形式を組み合わせ、表組みなどを用いて職務経歴書を書く方法。 もともと職務経歴書にこう書かなければいけないという規定はないので、応募先企業の人事が読みやすく目に留まるように書くことが重要です。

職務経歴書の項目とレイアウト

職務経歴書に盛り込む内容は、主に「経歴(時系列)」「携わってきた業務の説明」「資格やスキル」「自己PR」です。 どのような順番で書くかは選択した形式に従って記入します。 自由形式の場合は以下のような順番で記載します。

  • 職歴要約・・・大学卒業後から今までの大まかな経緯
  • 職務経歴・・・会社に所属していた機関と事業内容、資金、売上高、従業員数
    • 職務内容・・・取引商品、担当業界、担当顧客、営業手法
    • 実績・・・具体的な売上金額、顧客取得件数、受賞暦など
    • 工夫した点・・・問題に対しての解決策や売上向上のために努力したことなどのエピソード
  • 保有資格
  • スキル・・・PCスキルや語学力など
  • 自己PR

どのような形式であっても、経歴と実績・スキルの関係性がわかるように必ず期間を記入してください。

レイアウトは、「人事が見やすいように配慮しているか」という点も評価に含まれることがあるため、読む人の気持ちになって見やすく配置しましょう。 職務経歴書は、先方から手書きという指定がない限りPCで作成するのが好ましいでしょう。

PCで書く場合は、文字の大きさは10~10.5ポイント、見出しは11ポイントで太字にすると見やすくまとまります。 文字を押し込みすぎず、余白を十分にとったレイアウトで、A4用紙2枚に収まる情報量で書くのが好印象です。 人事は1日に多くの応募書類を読んでいるため、細かい文字でだらだらと長く書きすぎると、読む気が失せてしまう可能性もあります。

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職務経歴書の書き方のポイント

採用担当者に、最後まで職務経歴書を読ませる書き方

採用担当者に、最後まで職務経歴書を読んでもらうためには、簡潔にわかりやすく記述することです。 簡潔に書くコツはなくても意味が通る言葉は省くことと応募先企業へのアピールにならないことはコンパクトにまとめるということです。

簡潔に書くためには、「私は~」という一人称は省き、「~というすばらしい経験をすることができました。」などのまわりくどい表現や「まず最初に」「~において」などの冗長表現を無くすように意識しましょう。 そうすると余分な情報が削ぎ落とされて、A4用紙2枚の中に濃い情報を載せることができます。

わかりやすく書くという点では以下の6つを網羅するように書くのが鉄則です。

  • いつからいつまで(期間)
  • 何を(サービスやプロジェクト名)
  • 誰と(個人、チーム、プロジェクト)
  • 誰のために(ターゲット)
  • どのようにして(手法やノウハウ、資格、解決策)
  • どんな実績を上げることができたのか

また、最もアピールしたいポイントはスペースを大きく割いて、より詳細に記載しましょう。 それ以外のことは、必要最低限のことだけをまとめて、情報のボリュームに強弱をつけるのが効果的。 そのためには、企業研究をして求められている人材を予測することと、自分がその会社で発揮したいのはどんな能力なのかを自分で理解していることが大切です。

自己PRの書き方

職務経歴書で最も人柄がわかるのが自己PR欄です。 採用されたいという強い気持ちが出てしまい、自分を持ち上げて書いてしまう人が多いですが、何百と応募書類を見ている人事にはお見通し。 自己PRは、事実ベースで書くということを念頭において考えましょう。 そうすると自然に謙虚な印象になります。

たとえば、 「わたしはリーダーシップに長けている人間です。現在働いている会社ではプロジェクトマネージャーを務め○○というプロジェクトで○○という実績を出しました。持ち前のコミュニケーション力とこれまでの経験を活かして貴社を引っ張っていきたいです。」 というPRだと、「私は優秀だ」という主張を押し付けられている印象になってしまい、信じる根拠がありません。 さらには、受け手がこの文章を読んでどんな気持ちになるか想像する力が乏しいと判断され、本当にリーダーとして慕われていたのか?という疑念を抱かせてしまうことさえあります。

職務経歴書で自分の長所を主張したい場合には、肩書きや自分の優秀さをアピールするのではなく、自分がその立場に置かれたときに何を考えて何を努力したのかというエピソードを書くだけで十分です。 先ほどの自己PRにエピソードを盛り込むと、以下のように説得力のあるPRになります。

「現在働いている会社では○○というプロジェクトでプロジェクトマネージャーを務めています。 当初若手メンバーとのコミュニケーションミスが目立ったため、独自の育成プログラムを提案し実際に導入されました。 ほかの企業の人材育成について学び、「初級産業カウンセラー」の資格も取得した上で部下が成長するための仕組みづくりに力を尽くしました。」

直接的にコミュニケーション能力やリーダーシップという言葉を出さなくても、自然とアピールしたいことが読み手に伝わります。 最後には「その経験を通して、若手人材の育成に力を入れている御社に興味を持った」というように、志望理由に結び付けると主張が一貫していてわかりやすいです。

マイナスポイントは言い替えとやる気でカバー

職務経歴書の職務内容の欄には、自分が携わった仕事について詳しく記載します。 しかし、突っ込まれたくないポイントというのは誰しも持っているもの。 たとえば、努力したが売り上げ目標額を達成できなかった、人間関係が辛くて求められている結果が出せなかったなどです。 このような場合、事実をただ記載するだけだとマイナスポイントで終わってしまいます。 成功談がある場合は、「1ヶ月に200社の新規企業に訪問し、20件以上の新規顧客を獲得ました」など、具体的な数字を出すと強いアピールポイントになりますが、数字に自信がない場合はあえて書く必要はありません。 数字でアピールできない代わりに、<工夫した点>という項目を作り、売り上げが達成できなかった時にどんな反省や努力をしたのか、人間関係がうまくいかなかった原因を考えてどんな行動を起こしたのかというエピソードが大切です。

「自分の能力向上のために行動ができる人か」は次の勤務先での働き方や働く意欲を図る要素になります。

提出直前チェックリスト

職務経歴書を書き終えたら最終確認です。 細かいミスがないように必ず上から順に確認しましょう。

  • 書き方、レイアウト
  • 経歴
  • 自己PR

職務経歴書で「採用」に近づこう

職務経歴書を書くのが初めてで、「何が正解なのかわからない!」という人もいると思います。 そんなときは自分が面接官になった気持ちで、客観的に自分の職務経歴書を読んでみましょう。 生意気だなと思ったり、ごちゃごちゃしすぎて読むのが疲れるなと思ったりしたら要注意。 面接官が感じることと自分が感じることにさほど違いはありません。自分でわからない場合は、第三者に見てもらい印象を聞くのも有効です。 自己PRではやみくもに自分をアピールするのではなく、応募先企業で役立つと思う経験を1つか2つ選んで提案しましょう。

転職する人の中には、まだキャリアが浅く自慢できるような実績がないと思ってしまう場合もあるでしょう。 しかし、引け目に感じる必要はありません。 企業は実績ばかりではなく、やる気人柄ポテンシャルを思った以上に重視しています。 大きな実績や資格などがなくても、自分が与えられた役割の中でどんなことを考えてどんな努力をしたのかを具体的かつ簡潔に記載しましょう。 また、資格取得の勉強をしている場合「〇〇準1級取得を目指して勉強中」というように学ぶ意思を示すのもひとつの手段です。

誰にも負けないやる気や誇れるような実績を持っていても、提出する書類に不備があったり、好き勝手に自分をアピールしたりする人は信頼性に欠けてしまいます。 応募先の人事が見やすいように書類を丁寧に書く謙虚さを持ちましょう。 書類ひとつにもやる気や人柄が表れるものです。